Les 10 étapes à connaître pour organiser un événement pour mon association.

L’une des clés primordiales pour l’organisation de votre événement est la communication ! Une association, c’est avant tout des personnes qui se retrouvent autour d’un objectif, d’une passion, d’un sport… Pour un événement sportif, un anniversaire, un jubilé, pour réunir des fonds… les événements sont nombreux ! 

Vision’TEXT vous donne les 10 clés pour bien réussir votre événement.

 Définir l'objectif de l'événement

L’organisation d’un événement peut se révéler chronophage et stressant. Il convient donc de définir les objectifs de l’événement et de les prioriser. Identifier vos objectifs et en faire la hiérarchie vous permettra d’être plus clair dans le message que vous souhaitez délivrer, d’identifier les personnes à inviter… Les occasions de rassembler des personnes ne manquent pas : célébrer une nouveauté, lancer un appel aux dons, recruter des volontaires, présenter un nouveau projet, remettre des médailles…

Une fois l’objectif global déterminé, il faut établir un budget prévisionnel ou un objectif budgétaire. Combien de personnes sont conviées (lieu, cartons d’invitations, goodies) ? Quels sont les supports de communication à prévoir (panneaux, flyers, affiches, newsletter, réseaux sociaux…). Dans le cas d’une remise de prix, combien de prix sont décernés? Les prix seront ils des médailles, coupes ou trophées, ou diplômes? 

 Déterminer le cadre de l'événement

Quel que soit votre objectif, il est primordial d’anticiper l’organisation de votre événement. Même pour une rencontre de taille modeste, nous vous recommandons de l'organiser au moins 3 semaines à l'avance. Le lieu de votre événement d'association dépend directement des critères évoqués ici : les objectifs, le nombre de personnes attendues, le jour et l'heure.

Certains événements nécessitent des autorisations spécifiques de la mairie, de la préfecture… Avec les nouvelles normes sanitaires, vous aurez peut être besoin de bornes à gel hydroalcoolique, de masques, d’affichage obligatoire… 

  S'organiser collectivement

Organiser un événement seul? voilà un facteur de stress important!

En plus d’alléger le temps d’organisation, le fait de déléguer permet d’obtenir une participation, une responsabilisation et une meilleure cohésion des bénévoles. Déterminez ensuite un rétroplanning avec les différentes tâches à effectuer (logistique, communication, contenu, programme, partenaires, etc.) pour vous assurer du succès de votre événement. Pour chacune des tâches, associez une personne responsable et une échéance. 

  Créer un lien d'inscription

L’un des facteurs les plus stressants lors de l’organisation d’événement, c’est de savoir combien de personnes vont y participer! Nous vous conseillons de créer un lien spécifique pour les inscriptions et de le mettre sur vos invitations qu’elles soient courrier ou email, et sur votre site internet. Faites également en sorte que la page dédiée à votre événement d'association soit à son image et donne envie. Donnez suffisamment d'informations de manière à ce que les personnes qui voient votre événement comprennent de suite de quoi il s’agit. 

 Envoyer les invitations

Invitations par courrier ou par emailing, il convient qu’elles soient à votre image, et personnalisées. Envoyez-les avec suffisamment d’avance pour que vos invités soient disponibles!

Attention : si vous prévoyez des goodies, n’oubliez pas de les commander en amont! Selon les périodes les délais peuvent varier de deux à quatre semaines! 

 Communiquer sur votre événement

Réseaux sociaux, site internet, newsletter, chaque support apporte est utile. Il est également recommandé en local de disposer des affiches, panneaux fléchés (si événement grand public), distribuer des flyers… Une belle affiche à vos couleurs et personnalisées apporte toujours un plus ! 

Ne pas oublier quelques bonnes pratiques : 

• Communiquez à intervalles réguliers ;
• Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message et facilitez-leur la tâche (ex : un message d'invitation modèle) ;
• Communiquez sur le programme de votre événement ;
• Dévoilez une partie des coulisses des préparatifs (ex : votre équipe en train de travailler sur l'événement) ;
• A l'approche de l'événement, informer du nombre de places restantes

 Finaliser les derniers détails

L’événement de votre association approche. Il est temps de faire le point sur les derniers éléments d’organisation ! 

Parmi les choses à garder en tête, il y a potentiellement :

• les courses ;
• le support de présentation ;
• les goodies – que vous avez commandé en avance :-) 
• le fléchage avec affiches jusqu'à votre événement, le point sur les mesures sanitaires (affichage, masques… ) 
• l’organisation du Jour J : qui fait quoi,...
• Envoyer un email ou sms aux invités ayant répondu présent. 

 Etre "présent" pendant l'événement

Vous organisez l’événement mais vous êtes partout et nulle part à la fois. Prenez le temps d’être là ! Vos participants le sentiront immédiatement. 

Accueillez-les, faites en sorte qu'ils soient heureux d'être présents, créez une atmosphère en accord avec les objectifs de votre événement d'association.

Si vous avez prévu des goodies, ou cadeaux personnalisés, remettez-les en mains propres ! Effet garanti ! 

• Garder le contact avec les participants

Votre événement est passé, et ce fut un succès :-) 

Mais ce n’est pas la fin! Conservez le contact, un email, un message sur votre page ou votre site pour partager des souvenirs, remercier les participants. Et pourquoi pas une carte postale souvenir envoyée par courrier?

C'est également l'occasion de leur partager votre appréciation de l'événement et les perspectives pour la suite. Vous pouvez également leur envoyer un rapide sondage.

 Dresser le bilan de votre événement associatif

Quelques jours après votre événement, n’hésitez pas à faire un bilan tant personnel qu’en groupe. Dans la mesure du possible, essayez de dresser un bilan à la fois quantitatif (ex : nombre de participants vs. nombre d'inscrits, coût total de l'événement, nombre d'heures de préparation, etc.) et qualitatif (satisfaction des participants et de l'équipe organisatrice, nouvelles opportunités créées, difficultés rencontrées…)

vision'TEXT peut vous accompagner en fourniture d'affiches, de flyers, de goodies,...